Постановление Администрации Солецкого муниципального района от 15.01.2015 N 116 "Об утверждении Административного регламента исполнения муниципальной функции по организации использования документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в архиве"
АДМИНИСТРАЦИЯ СОЛЕЦКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА
НОВГОРОДСКОЙ ОБЛАСТИ
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 15 января 2015 г. № 116
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ АДМИНИСТРАТИВНОГО РЕГЛАМЕНТА ИСПОЛНЕНИЯ
МУНИЦИПАЛЬНОЙ ФУНКЦИИ ПО ОРГАНИЗАЦИИ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ
ДОКУМЕНТОВ АРХИВНОГО ФОНДА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
И ДРУГИХ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ В АРХИВЕ
В соответствии с порядком разработки и утверждения административных регламентов исполнения муниципальных (государственных) функций, утвержденным постановлением Администрации муниципального района от 23.01.2012 № 87, Администрация Солецкого муниципального района постановляет:
1. Утвердить прилагаемый Административный регламент исполнения муниципальной функции по организации использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в архиве.
2. Опубликовать настоящее постановление в периодическом печатном издании - бюллетень "Солецкий вестник" и разместить на официальном сайте Администрации Солецкого муниципального района в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет".
Глава муниципального района
Ю.П.СЫЧЁВ
Утвержден
постановлением
Администрации муниципального района
от 15.01.2015 № 116
АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ
ИСПОЛНЕНИЯ МУНИЦИПАЛЬНОЙ ФУНКЦИИ ПО ОРГАНИЗАЦИИ
ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ДОКУМЕНТОВ АРХИВНОГО ФОНДА РОССИЙСКОЙ
ФЕДЕРАЦИИ И ДРУГИХ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ В АРХИВЕ
1. Общие положения
1.1. Наименование муниципальной функции
Организация использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в архиве.
1.2. Наименование органа, исполняющего муниципальную функцию
1.2.1. Исполнение муниципальной функции осуществляет архивный отдел Администрации Солецкого муниципального района (далее - архивный отдел).
Непосредственное исполнение муниципальной функции осуществляет заведующий архивным отделом.
1.3. Перечень нормативных правовых актов, регулирующих
исполнение муниципальной функции
Исполнение муниципальной функции регулируется следующими нормативными правовыми актами:
Федеральным законом от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" <1>;
--------------------------------
<1> "Российская газета", № 237, 27.10.2004.
Федеральным законом от 9 февраля 2009 года № 8-ФЗ "Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления" <1>;
--------------------------------
<1> "Российская газета", № 25, 13.02.2009.
Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 года № 19 "Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук" <1> (далее - Правила);
--------------------------------
<1> "Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти", № 20, 14.03.2007
Нормами времени на работы и услуги, выполняемые государственными архивами, разработанными Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела Федерального архивного агентства, Москва, 2007 год;
областным законом от 21.03.2005 № 441-ОЗ "Об архивном деле в Новгородской области" <1>.
--------------------------------
<1> "Новгородские ведомости", № 45-46, 30.03.2005.
1.4. Описание результата исполнения муниципальной функции
Результатом исполнения муниципальной функции является создание справочно - поисковых средств к архивным документам, инициативное информирование пользователей, подготовка выставок архивных документов, статей в средства массовой информации на основе архивных документов.
2. Требования к порядку исполнения муниципальной функции
2.1. Порядок информирования об исполнении муниципальной
функции
2.1.1. Информация о месте нахождения и графике работы архивного отдела:
Место нахождения архивного отдела: здание Администрации Солецкого муниципального района, каб. 7, почтовый адрес: 175040, Новгородская область, г. Сольцы, пл. Победы, д. 3.
График работы архивного отдела:
Понедельник
8.00 - 17.00
Перерыв на обед: 13.00 - 14.00
Вторник
8.00 - 17.00
Среда
8.00 - 17.00
Четверг
8.00 - 17.00
Пятница
8.00 - 17.00
Суббота
выходной день
Воскресенье
выходной день
2.1.2. Справочные телефоны:
Телефон (факс) Администрации муниципального района: (8-81655)31-748.
Телефон архивного отдела: 8 (81655)31-183 (добавочный 207).
2.1.3. Адрес официального сайта Администрации Солецкого муниципального района в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет": www.adminsoltcy.ru.
Адрес электронной почты Администрации муниципального района: soleco@adminsoltcy.ru.
2.1.4. Порядок получения информации организациями и гражданами по вопросам исполнения муниципальной функции:
непосредственно от заведующего архивным отделом при личном обращении;
с использованием средств почтовой, телефонной связи и электронной почты;
посредством размещения в информационно-телекоммуникационных сетях общего пользования (в том числе в сети "Интернет") на официальном сайте Администрации муниципального района, в областной государственной информационной системе "Портал государственных и муниципальных услуг (функций) Новгородской области" и федеральной государственной информационной системе "Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)".
2.2. Сведения об оплате за исполнение муниципальной функции
Муниципальная функция исполняется на бесплатной основе.
2.3. Срок исполнения муниципальной функции
Срок исполнения муниципальной функции - до 35 дней.
Конкретные сроки исполнения отдельных административных процедур муниципальной функции по видам работ определяются в соответствии с "Нормами времени на работы и услуги, выполняемыми государственными архивами", разработанными Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела (Москва, 2007 г.) и рекомендованными для применения в муниципальных архивах.
3. Состав, последовательность и сроки выполнения
административных процедур (действий), требования к порядку
их выполнения, в том числе особенности выполнения
административных процедур (действий) в электронной форме
3.1. Перечень административных процедур при исполнении муниципальной функции по организации использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в архиве включает в себя следующие административные процедуры:
создание справочно - поисковых средств к архивным документам;
инициативное информирование пользователей, подготовка выставок архивных документов, статей на основе архивных документов.
Последовательность административных действий (процедур) по исполнению муниципальной функции отражена в блок-схеме, представленной в приложении № 1 (не приводится) к настоящему Административному регламенту.
3.2. Создание справочно - поисковых средств к архивным
документам
3.2.1. Основанием для начала исполнения административной процедуры является необходимость создания справочно-поисковых средств (совокупность описаний архивных документов, представленных в архивных справочниках, предназначенных для поиска архивных документов постоянного хранения и содержащейся в них документной информации) для обеспечения доступа пользователей к архивным документам.
3.2.2. Комплекс взаимосвязанных и взаимодополняемых, создаваемых на единой научно-методической основе архивных справочников о составе и содержании архивных документов (система научно-справочного аппарата (НСА) включает обязательные для ведения в архиве архивные справочники (опись дел, документов; путеводитель; систематический каталог) и дополнительные архивные справочники (указатель; обзор). Описи дел могут быть созданы путем описания архивных документов, усовершенствования и переработки существующих описей дел.
3.2.3. В муниципальном архиве ведется анализ и учет состояния системы НСА на бумажном носителе - картотека учета наличия, состояния и перспектив создания НСА к фондам архива.
3.2.4. Перед началом описания архивных документов разрабатывается схема их систематизации в описи. Описание архивных документов (создание информации для архивных справочников) проводится на трех уровнях: архивный фонд, единица хранения/единица учета, архивный документ. При необходимости описание может проводиться по группам архивных фондов, группам архивных документов, части архивного документа.
3.2.5. Описательная статья архивного справочника на уровне архивного фонда включает: название архивного фонда, справочные данные о нем, историческую справку к фонду, аннотацию о составе и содержании архивных документов.
3.2.5.1. Справочные данные об архивном фонде состоят из элемента архивного шифра (номера фонда); объема архивного фонда в единицах хранения и/или единицах учета по видам документации; крайних дат архивных документов по каждому виду документации; перечня имеющегося внутрифондового научно-справочного аппарата.
3.2.5.2. Историческая справка к фонду состоит из информации по истории фондообразователя и истории архивного фонда.
Сведения по истории фондообразователя включают: даты его образования, переименования, реорганизации, ликвидации, ведомственную принадлежность, структуру и функции, названия организации-предшественника и правопреемника. Для объединенного архивного фонда составляется общая историческая справка.
Сведения по истории архивного фонда включают дату его поступления в архив, объем и крайние даты архивных документов, степень их сохранности; особенности формирования, описания и систематизации; информацию об изменениях в составе и объеме архивного фонда и их причинах, о наличии архивных документов других организаций (фондовые включения); о составе научно-справочного аппарата к архивному фонду.
Историческая справка к фонду корректируется при изменении объема архивного фонда, а также в случае реорганизации, изменения структуры, функций фондообразователя и т.п.
3.2.5.3. Аннотация о составе и содержании архивных документов архивного фонда включает краткую обобщенную характеристику этих документов по видам и их содержания по темам, отражающим направления деятельности фондообразователя, с указанием хронологии тем и обозначением их географических (административно-территориальных) границ.
3.2.6. Описательная статья архивного справочника на уровне единицы хранения/единицы учета включает: порядковый номер единицы хранения/единицы учета; старый инвентарный номер; заголовок единицы хранения/единицы учета; справочные данные о ней; указание на подлинность/копийность, вид носителя (или способ воспроизведения), язык, внешние особенности, условия доступа и использования архивных документов. Описательная статья при необходимости дополняется названием архивного фонда и его структурной части (описи дел, документов), аннотацией отдельных архивных документов или их групп данной единицы хранения/единицы учета.
3.2.7. Опись дел, документов (архивный справочник, предназначенный для раскрытия состава и содержания единиц хранения/единиц учета, закрепления их внутрифондовой систематизации и учета) состоит из описательных статей единиц хранения/единиц учета, итоговой записи, листа-заверителя и справочного аппарата к описи.
В справочный аппарат описи дел, документов входят: титульный лист; содержание (оглавление), предисловие; список сокращений; переводные таблицы архивных шифров (в случае переработки описи); указатели.
На титульном листе описи дел, документов помещаются: полное название архива, название и номер архивного фонда, номер и название описи, крайние даты внесенных в опись архивных документов.
Предисловие составляется либо к каждой описи дел, документов, либо общее ко всем описям архивного фонда. В предисловии кратко излагаются история фондообразователя и архивного фонда; аннотация состава и содержания архивных документов (с выделением наиболее типичных групп единиц хранения/единиц учета по их видам и разновидностям, по содержанию); состав справочного аппарата к описи. При составлении отдельных предисловий к каждой описи архивного фонда все общие данные по истории фондообразователя и история архивного фонда помещаются в предисловии к первой описи дел, документов.
3.2.7.1. Архивный отдел на основе картотеки учета наличия, состояния и перспектив создания НСА к фондам архива организует усовершенствование и переработку описей дел, документов. Перед началом описания архивных документов разрабатывается схема их систематизации в описи.
Усовершенствование описи дел, документов - комплекс работ по повышению информативности описи: уточнению заголовков единиц хранения/единиц учета (без изменения их систематизации), составлению необходимого справочного аппарата к описи.
Переработка описи дел, документов - составление новой описи взамен старой, не отвечающей требованиям поиска и учета архивных документов. Переработка описи включает: изучение единиц хранения/единиц учета с проведением экспертизы их ценности, уточнением их фондовой принадлежности; уточнение или составление заголовков единиц хранения/единиц учета; определение или уточнение их крайних дат, пересистематизацию единиц хранения/единиц учета по новой схеме систематизации и составление необходимого справочного аппарата к описи. При переработке описи составляется переводная таблица старых и новых архивных шифров единиц хранения/единиц учета. Уничтожение старых описей дел, документов после их переработки запрещается. Старые описи учитываются по новым описям на правах отдельных единиц хранения и помещаются в конце новой описи за последним номером под своим заголовком и с отметкой "Опись пересоставлена. См. оп. № ...".
3.2.9. После составления описи дел в результате описания архивных документов, усовершенствования или переработки описи дел производится проставление архивных шифров на документах (перешифровка единиц хранения), формирование связок дел (архивных коробок), размещение их по месту хранения в архивохранилище.
3.2.10. Описи дел направляются на рассмотрение и утверждение ЭПК департамента культуры и туризма Новгородской области (в комплекте с титульным листом, предисловием, переводной таблицей архивных шифров и исторической справкой).
3.2.11. Срок исполнения административной процедуры - до 25 дней.
3.2.12. Результатом выполнения административной процедуры является создание справочно-поисковых средств к архивным документам постоянного хранения для обеспечения в дальнейшем доступа пользователей к этим документам..
3.3. Инициативное информирование пользователей, подготовка
выставок архивных документов, статей на основе архивных
документов
3.3.1. Основанием для начала исполнения административной процедуры является выявление в ходе создания справочно-поисковых средств информации, представляющей интерес для организаций и граждан района.
3.3.2. Информационное обеспечение пользователей в инициативном порядке производится в виде предоставления информационного письма, экспонирования архивных документов на выставках, использования архивных документов в средствах массовой информации.
3.3.3. Инициативное информирование органов местного самоуправления муниципального района, городского и сельских поселений, организаций, расположенных на территории района, осуществляется путем направления им информационных писем. Информационное письмо - письмо, составленное на бланке архива по инициативе архива, содержащее информацию о хранящихся в архиве архивных документах по определенной проблеме, теме.
3.3.4. Архивный отдел организует подготовку и проведение выставок архивных документов самостоятельно или совместно с другими организациями.
Для подготовки выставки архивных документов заведующим архивным отделом разрабатываются тематический и тематико-экспозиционный планы. На основе тематического плана проводится выявление и отбор архивных документов. В тематико-экспозиционный план включается аннотированный перечень отобранных для экспонирования архивных документов, систематизированных в соответствии с разделами выставки с указанием их размеров и порядка размещения на стендах или в витринах. Все отобранные для экспонирования архивные документы аннотируются.
Ответственными за сохранность архивных документов являются организаторы выставки. Заведующий архивным отделом обеспечивает контроль за соблюдением требований обеспечения сохранности документов при экспонировании. При необходимости на выставке могут быть использованы отсканированные архивные документы.
3.3.5. Для написания статьи в средства массовой информации заведующий архивным отделом проводит отбор архивных документов по выбранной тематике. На их основе готовится статья и передается для публикации в средства массовой информации. Публикация в местной газете может быть помещена в форме статьи или изложена в виде интервью с заведующим архивным отделом.
3.3.6. После завершения работы архивные документы возвращаются в архивные фонды по месту хранения. Заведующий архивным отделом осуществляет учет использования архивных документов на бумажном носителе или в электронной форме.
3.3.7. Срок исполнения данной административной процедуры - до 10 дней со дня принятия решения заведующим отделом об инициативном информировании организаций, подготовки выставки архивных документов или статьи для публикации в средствах массовой информации.
3.3.8. Результатом выполнения административной процедуры является обеспечение доступа пользователей к архивным документам, получение информации по интересующим их вопросам.
4. Порядок и формы контроля за исполнением муниципальной
функции
4.1. Текущий контроль за соблюдением последовательности действий по исполнению муниципальной функции, определенных настоящим Административным регламентом, и принятием решений заведующим архивным отделом осуществляется заместителем Главы администрации - управляющей Делами Администрации муниципального района, курирующим работу архивного отдела.
4.2. Заведующий архивным отделом, ответственный за исполнение муниципальной функции, несет персональную ответственность за сроки и порядок исполнения каждой административной процедуры, указанной в настоящем Административном регламенте.
Персональная ответственность заведующего архивным отделом закрепляется в его должностной инструкции в соответствии с требованиями законодательства.
4.3. Контроль за полнотой и качеством исполнения муниципальной функции осуществляется в форме регулярных проверок соблюдения и исполнения заведующим архивным отделом положений Административного регламента, иных нормативных правовых актов Российской Федерации, Новгородской области, муниципальных правовых актов. По результатам проверок заместитель Главы администрации - управляющая Делами Администрации муниципального района, курирующий работу архивного отдела, дает указания по устранению выявленных нарушений, контролирует их исполнение.
4.4. Контроль за полнотой и качеством исполнения муниципальной функции осуществляется на основании нормативных актов Администрации муниципального района и обращений заинтересованных лиц в целях выявления и устранения нарушений прав заявителей, рассмотрения, принятия решений и подготовки ответов на обращения заявителей, содержащих жалобы на действия (бездействие) заведующего архивным отделом, а также проверки исполнения положений Административного регламента.
4.5. Периодичность проведения поверок может носить плановый характер (осуществляться на основании утвержденного графика проведения проверок) и внеплановый характер (по конкретным обращениям заинтересованных лиц).
4.6. При проверке могут рассматриваться все вопросы, связанные с исполнением муниципальной функции (комплексные проверки) или отдельные вопросы (тематические проверки).
4.7. Для проведения проверки полноты и качества исполнения муниципальной функции правовым актом Администрации муниципального района формируется комиссия, председателем которой является заместитель Главы администрации - управляющая Делами Администрации муниципального района, курирующий работу архивного отдела. В состав комиссии включаются муниципальные служащие Администрации муниципального района.
Комиссия имеет право:
разрабатывать предложения по вопросам исполнения муниципальной функции;
привлекать к работе экспертов и иные организации.
Комиссия прекращает свою деятельность после окончания проведения проверки. Результаты деятельности комиссии оформляются в виде справки, в которой отмечаются выявленные недостатки и предложения по их устранению.
Справка подписывается председателем комиссии.
4.8. По результатам проведенных проверок, в случае выявления нарушений, осуществляется привлечение виновного лица к дисциплинарной ответственности в соответствии с действующим законодательством.
4.9. Контроль за исполнением муниципальной функции, в том числе со стороны граждан, их объединений и организаций, осуществляется посредством открытости деятельности органов местного самоуправления при исполнении муниципальной функции, получения гражданами, их объединениями и организациями актуальной, полной и достоверной информации о порядке исполнения муниципальной функции и обеспечения возможности досудебного (внесудебного) рассмотрения жалоб.
5. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений и
действий (бездействия) органа, исполняющего муниципальную
функцию, а также должностных лиц, муниципальных служащих
5.1. Действия (бездействие) и решения заведующего архивным отделом, осуществляемые (принятые) в ходе исполнения муниципальной функции, могут быть обжалованы заинтересованными лицами в досудебном и судебном порядке в соответствии с законодательством Российской Федерации.
5.1.1. Жалоба должна содержать:
1) наименование отдела, фамилию, имя, отчество и должность должностного лица, решения и действия (бездействие) которого обжалуются;
2) наименование юридического лица, сведения о месте нахождения заявителя - юридического лица, а также номер (номера) контактного телефона, адрес (адреса) электронной почты (при наличии) и почтовый адрес, по которым должен быть направлен ответ заявителю;
3) сведения об обжалуемых решениях и действиях (бездействии) должностного лица архивного отдела;
4) доводы, на основании которых заявитель не согласен с решением и действием (бездействием) должностного лица архивного отдела. Заявителем могут быть представлены документы (при наличии), подтверждающие доводы заявителя, либо их копии.
5.2. Заявитель может обратиться с жалобой в случае отказа в исполнении муниципальной функции, если основания отказа не предусмотрены федеральными законами и принятыми в соответствии с ними иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Новгородской области, муниципальными правовыми актами.
5.3. Основания для приостановления рассмотрения жалобы и случаи, в которых ответ на жалобу не дается:
5.3.1. если в письменном обращении не указано наименование юридического лица, направившего обращение, и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на обращение не дается.
5.4. Основанием для начала процедуры досудебного (внесудебного) обжалования является направление жалобы по почте, с использованием информационно-телекоммуникационной сети "Интернет", официального сайта Администрации Солецкого муниципального района, единого портала государственных и муниципальных услуг либо регионального портала государственных и муниципальных услуг. Жалоба может быть принята при личном приеме заявителя.
5.5. Жалоба подается в письменной форме на бумажном носителе, в электронной форме в Администрацию муниципального района.
5.6. Срок рассмотрения жалобы:
жалоба, поступившая в Администрацию муниципального района, подлежит рассмотрению должностными лицом, наделенным полномочиям по рассмотрению жалоб, в течение 15 рабочих дней со дня ее регистрации.
5.7. По результатам рассмотрения жалобы Администрация муниципального района принимает одно из следующих решений (приложение № 2 к Административному регламенту - не приводится):
5.7.1. удовлетворить жалобу;
5.7.2. отказать в удовлетворении жалобы.
5.8. Мотивированный ответ о результатах рассмотрения жалобы направляется заявителю в письменной форме и по желанию заявителя в электронной форме не позднее дня, следующего за днем принятия одного из решений, указанных в пункте 5.7.
------------------------------------------------------------------